Koosoleku- ja konverentsiruumi tehnilise lahenduse planeerimisel on oluline arvestada mitmete aspektidega, lisaks ruumi suurusele ning otstarbele tuleb arvestada ka ettevõtte spetsiifiliste vajadustega, töö iseloomust tulenevate nõuetega töökeskkonnale ja töövahenditele, näiteks turvanõuetega (võrguturvalisus, juurdepääsupiirangud, andmete konfidentsiaalsus - nende salvestumine seadmesse, videopildi kasutamine jne).
Videokonverentside, kaugtöö, veebinaride korraldamisel on oluline tagada kõigile osalejatele hea heli- ja pildikvaliteet. Oluline on jälgida, et nõupidamisruumi valitud audio-ja videoseadmed ja süsteemid oleksid omavahel hästi integreeritavad ja töötaksid koos sujuvalt.
Alljärgnevalt teemad, millele nõupidamisteruumi, seminariruumi kavandamisel mõelda.
• Helikvaliteet sh mikrofonid, kõlarid, suurte ruumide puhul kindlasti ka helivõimendus.
• Pildikvaliteet, sh valgustugevus nii projektorite kui ekraanide puhul, ruumi valgustusega arvestamine, sobivas mõõdus ekraan. Kaamerad, mis fokusseerivad pildi esinejale ka siis, kui esineja liigub ruumis ringi.
• Seadmete häälestamine ja ühenduvus. Juhtmete segaduse vältimiseks on abiks juhtmevabad lahendused, mis võimaldavad koosolekul osalejatel oma seadmeid lihtsalt ühendada ja oma seadme sisu ekraanil jagada, näiteks Barco ClickShare lahendused.
• Meeskonnatöö puhul on hea kasutada interaktiivseid ekraane, enamik interaktiivseid ekraane võimaldab salvestada loodud sisu ja märkmeid, mis on kasulikud hilisemaks memoks või jagamiseks. Interaktiivsed ekraanid võimaldavad esinejatel saada reaalajas tagasisidet osalejatelt, nähes nende märkmeid ja vastuseid otse ekraanil. Kaasaegsed interaktiivsed ekraanid on tavaliselt varustatud lihtsate ja intuitiivsete kasutajaliidestega, mis muudavad nende kasutamise kõigile kergesti õpitavaks. Datel pakub maailma suurima interaktiivsete ekraanide tootja- Newline-i ekraane; Prometheani interaktiivseid lahendusi, puuteekraane. Samuti pakume professionaalseid ekraane firmadelt Panasonic ja Sony.
• Seadmete mobiilsus. Ekraan ei pea olema seina küljes, ja kui on, siis on hea kui ekraani kinnitus võimaldab kõrgussuunalist reguleerimist, see teeb ekraani kasutamise mugavaks erinevas pikkuses inimestele. Pakume ekraanidele nii elektriliselt kui mehaaniliselt reguleeritavaid seina- põrandakinnitusi, ratastel lahendusi.
• Juhtimissüsteemid. Keerukamate süsteemide puhul on hea kasutada juhtimissüsteeme. Juhtimissüsteemi abil on võimalik hallata mitme ekraani sisu ühest kohast. Datel pakub Extroni juhtimissüsteeme.
• Tarkvara ja rakendused, mis lihtsustavad koosolekute korraldamist sealhulgas hääletussüsteemid, koosolekuruumi broneerimislahendused. Ruumibroneerimissüsteemid, mida saab ühendada firma kalendrisüsteemidega.
• Seadmete tarkvarauuendused ja hooldus. Selleks, et tagada seadmete tõrgeteta toimimine on oluline uuendada seadmete tarkvara ning vajadusel seadmeid hooldada. Keerukamate lahenduste puhul on hea omada partnerit, kes esitlustehnika seadmeid regulaarselt hoolduslepingu alusel korras hoiab.