Hea partner Haridus- ja Noorteamet (endine HITSA) on koostanud Videokohtumiste hea tava, mis sobib nii koolidele kui ettevõtetele.
Koosoleku ettevalmistamine:
- Enne ühe või teise rakenduse kasutamist testi paari-kolme erinevat, et vajadusel saaksid operatiivselt ümber lülituda
- Tee igaks (korduvaks) kohtumiseks eraldi ID või parooliga virtuaalne koosolek. Ära avalikusta parooli sotsiaalmeedias, vaid saada otse registreeritud osalejatele
- Saada osalejatele päev-paar enne virtuaalset kokkusaamist juhis koosolekuga liitumiseks koos soovitusega sisse logida veerand tundi enne algust. Võimalusel lisa kohe ka viide esitluse materjalidele
- Kui rakendusel on “ootetoa” (waiting room) funktsionaalsus, kasuta seda, nii on sul võimalus veenduda, kas osalevad oodatud/ kutsutud inimesed
- Veendu, et seadmed (mikrofonid, kõlarid ja veebikaamera) töötavad nagu vaja. Vajadusel tee eelnevalt esinejatega test, eriti hea, kui saad testida eelmisel päeval
- Pane tähele, et seljataga ei oleks infotahvlit võõrastele silmadele mittemõeldud infoga
- Oma ettekandes video jagamiseks kasuta Youtube, Vimeo (vm keskkonna) linki, mitte ekraanijagamist
- Ekraanijagamist võid asendada slaidide üles laadimisega
Koosoleku ajal:
- Sõltumata info tundlikkusest veendu koosoleku korraldajana, et koosolekul osalevad just need inimesed, kes peavad/ on kutsutud
- Sissejuhatuses korda tempokalt üle (kohalduvad) reeglid:
- koosoleku esinejad, eesmärk, struktuur ja ajakava
- kasutaja, kes parasjagu ei räägi, vaigistab (mute) mikrofoni
- kasutaja, kes parasjagu ei räägi, sulgeb ka video – aktiivne video kasutus võib mõjutada helikvaliteeti
- mikrofoni ja kaamerat kasutab üks inimene korraga – üksteisele ei räägita vahele
- küsimusi saab küsida jooksvalt vestlusaknas, tule osalejatele veelkord meelde, et keegi ei jagaks enda ega teiste (nt õppurite) isikuandmeid - Rõhuta osalejatele kindlasti, kui koosolek salvestatakse.
- Salvesta üritus ainult vajadusel
- Korraldajana, moderaatorina anna selgelt osalejatele sõna, vähendamaks vahelesegamist ja üksteisest üle rääkimist
- Kasuta ühisvestluse loojana oma õigust sulgeda osalejate mikrofone
- Hoia tempot, ole aktiivne ja konstruktiivne
- Osalejate aktiivseks kaasamiseks, tagasiside saamiseks ja teadmiste kontrolliks kasuta võimalusel küsimustikke (poll), mille tulemused kuva ka osalejatele
- Osalejana vali hoolikalt, millist infot videokanalisse anda!
- Koosoleku lõppedes logi välja ja/või sulge veebilehitseja aken.
Kui veebiseminaril esineb tõrkeid (näiteks heli/pilt hangub või on katkendlik) - tõenäoliselt on põhjus ebapiisavas internetiühenduses ja/või seadmetes.
Proovi:
- logida välja ja seejärel uuesti sisse
- kasutada mõnda teist veebilehitsejat (browser)
- kasutada juhtmega internetti või Wi-Fit, mobiilse andmeside asemel
- kasutada rakenudust (äppi) veebipõhise lahenduse asemel või vastupidi
- kui osalemine veebiseminaril siiski ei õnnestu, siis teatud juhtudel on võimalik hiljem järele vaadata.
Allikas: https://projektid.hitsa.ee/display/KODUOPE/Videokohtumiste+hea+tava